Debitoru portfeļa izmantošanas noteikumi

LIETOTIE TERMINI:

Lursoft - SIA "Lursoft IT” (reģistrācijas nr. 40003170000), Sistēmas pārzinis
Klients - klients, kurš noslēdz vienošanos vai līgumu ar Lursoft IT par Debitoru portfeļa izmantošanu
Lietotājs - jebkura Klienta norādīta fiziska persona, kas izmantos Sistēmu
Sistēma - Debitoru portfeļa sistēma, kurā: a) Klienta Lietotājs ievada, aktualizē, labo pretenzijas par Debitoru maksājumiem, kā arī dzēš Datu bāzē vēl nenopublicētus ierakstus b) tiek uzģenerētas un uzkrātas atgādinājuma vēstules Debitoram par pretenzijām par maksājumiem c) atbilstoši strīdu izskatīšanas kārtībai Lursoft IT var veikt papildus piezīmju pievienošanu pie ierakstiem vai kategorijas maiņu, pamatojoties uz Klienta vai Debitora sniegto informāciju.
Portāls - Lursoft IT uzturētā mājas lapa www.lursoft.lv
Datu bāze - Lursoft IT pakalpojums "Pretenzijas par maksājumiem", kas ir pieejams Portāla autorizētiem lietotājiem
Pretenzija par maksājumu - Sistēmā reģistrēts maksājuma pretenzijas ieraksts par Klienta Debitoram izrakstītu rēķinu/pavadzīmi, kam ir iestājies apmaksas termiņš un tas nav pilnībā samaksāts. Klientam ir jāspēj pamatot maksājumu, uzrādot darījuma apliecinājuma dokumentu/-us.
Debitors - Klienta debitors, juridiska persona

1. VISPĀRĪGĀ INFORMĀCIJA

1.1. Sistēmas mērķis ir efektīvi samazināt klientu pretenziju par Debitoru maksājumiem skaitu un sekmēt maksājumu disciplīnu.
1.2. Sistēmas noteikumi nosaka Sistēmas un tās izmantošanas noteikumus, ierobežojumus un ir saistoši Klientam, un tā Lietotājam/ -iem.
1.3. Lursoft IT ir tiesības jebkurā laikā grozīt Sistēmas noteikumus un šīs izmaiņas stājas spēkā ar brīdi, kad tās ir publicētas Portālā.
1.4. Lietotājs, līdztekus šo Sistēmas izmantošanas noteikumu ievērošanai, apņemas ievērot Portāla izmantošanas noteikumus.

2. SISTĒMAS LIETOŠANA

2.1. Sistēma darbojas tiešsaistes režīmā un uzreiz pēc izmaiņu reģistrēšanas, ievadītā informācija tiek atspoguļotas Sistēmā un/vai Datu bāzē.
2.2. Sistēmā ir iespēja reģistrēt pretenziju par debitora (aktīva juridiska persona, kurai nav aktuāls Maksātnespējas process, Tiesiskās aizsardzības process vai Ārpus tiesas tiesiskās aizsardzības process) maksājumu. Maksājuma apmaksas termiņam jābūt, ne senākam kā 10 gadi.
2.3. Lietotājam uz Sistēmā reģistrēto elektroniskā pasta adresi, vienu reizi 3 mēnešos automatizēti tiek nosūtīta vēstule ar aicinājumu pārliecināties, vai Sistēmā reģistrētiem pretenziju aktuāliem (izņemot, ar kategoriju “Norakstīts” vai “Apšaubāms”) ierakstiem ir aktuālā redakcija.
2.4. Sistēmā automātiski mainās pretenzijas par maksājumu statusi atkarībā no samaksātās/nesamaksātās summas:

2.4.1. Neapmaksāts – nav veikts neviens maksājums un atlikusī maksājumu summa ir vienāda ar iesniegto rēķina nesamaksāto summu.
2.4.2. Daļēji samaksāts – ja ir veikti maksājumi, bet maksājums nav pilnībā nosegts;
2.4.3. Samaksāts – maksājums ir samaksāts un atlikusī rēķina summa ir nulle "0".

2.5. Sistēmā var manuāli mainīt kategoriju pretenzijas par maksājumu ierakstam:

2.5.1. Bezcerīgs – nav komunikācija ar Debitoru;
2.5.2. Nodots parādu piedziņai - Klients iesniedz pieteikumu par maksājumu parādu piedziņai;
2.5.3. Atsaukts – Klients vienojas ar Debitoru par citādu saistību nokārtošanas veidu;
2.5.4. Norakstīts – Klients noraksta maksājumu vai Klients ir likvidēts;
2.5.5. Strīds – Debitors neatzīst reģistrēto pretenziju par maksājumu;
2.5.6. Cits – iespējams kāds cits iemesls, kas paskaidrots laukā cita informācija;
2.5.7. Apšaubāms – strīdu izskatīšanas gaitā pēc Lursoft IT pieprasījuma Kreditors nav sniedzis ticamu pamatojumu, tai skaitā uzrādījis dokumentus, kas pamato Debitora maksājuma esamību.

2.6. Publicēšana Lursoft IT datu bāzē "Pretenzijas par maksājumiem"

2.6.1. Ieraksti par Debitora nesamaksātiem maksājumiem 10. dienā pēc pretenzijas ieraksta reģistrēšanas Sistēmā, ja to pilnīgu apmaksu Sistēmā Lietotājs nav reģistrējis, tiek publicēti Datu bāzē, norādot Klienta darbības veidu (NACE nozare), rēķinā norādīto apmaksas datumu, kavēto dienu skaitu, rēķina summu un valūtu, neapmaksāto rēķina summu un valūtu, ieraksta statusu un kategoriju, pēdējās informācijas iesniegšanas/aktualizēšanas datumu, maksājumu vēsturi un citu informāciju, ja tāda ir.
2.6.2. Pēc pilnas maksājuma apmaksas saņemšanas un tā reģistrēšanas Sistēmā, informācija par konkrēto ierakstu tiek atspoguļota Datu bāzē kā vēsturisks ieraksts.
2.6.3. Pretenzijas par maksājumiem tiek publicēts Datu bāzē 10. dienā pēc tā reģistrēšanas Sistēmā arī tad, ja ir samaksāts tikai daļēji.
2.6.4. Lursoft ITdatu bāzē "Pretenzijas par maksājumiem" tiek sadalīti šādās grupās:

2.6.4.1. visi maksājumi – Debitoram reģistrēti Kreditora/Kreditoru visi pretenziju ieraksti par maksājumiem, kas ievadīti Sistēmā un publicēti Datu bāzē (t.i. ietver aktuālos, vēsturiskos, atsauktos);
2.6.4.2. Aktuālās pretenzijas par maksājumiem - Debitoram reģistrētie Kreditora/Kreditoru pretenzijas par maksājumiem, kuri publicēti un Sistēmā reģistrēti kā neapmaksāti vai daļēji apmaksāti;
2.6.4.3. Vēsturiskās pretenzijas par maksājumiem - Debitoram reģistrētie Kreditora/Kreditoru pretenzijas par maksājumiem, kuri publicēti un Sistēmā reģistrēti kā apmaksāti, norakstīti, vai, pēc strīda izskatīšanas, norādīti kā apšaubāmi;
2.6.4.4. atsauktās pretenzijas par maksājumiem - Debitoram reģistrētie Kreditora/Kreditoru pretenzijas par maksājumiem, kuri ir jau publicēti un Sistēmā to kategorija mainīta uz “Atsaukts”.

2.6.5. Ja pretenzijai par maksājumu Sistēmā reģistrēta kategorija “Strīds”, tad Datu bāzē tiek publicēts ieraksta statuss “Strīds”, pārējie dati aizvietoti ar ‘-’.
2.6.6. Ja Debitoram ir aktīvs Maksātnespējas process, Tiesiskās aizsardzības process vai Ārpus tiesas tiesiskās aizsardzības process, tad Datu bāzē pretenzijas par maksājumiem netiek publicētas. Tiek parādīts informatīvs paziņojums, ka pretenzijas par maksājumiem netiek publicētas un Maksātnespējas reģistra procesa dati (procesa sākuma datums, procesa veids,saite uz procesa kartīti, datums, kad ieraksts reģistrēts Uzņēmumu reģistrā)

2.7. Datu bāzē netiek publicētas Sistēmā reģistrētās pretenzijas par maksājumiem, kurām, pirms to publicēšanas Klients norādījis kategoriju "Atsaukts".

3. KLIENTA TIESĪBAS UN PIENĀKUMI

3.1. Klients apņemas Sistēmā reģistrēt patiesus datus un pilnīgu informāciju par sava Debitora maksājumiem, apzinoties, ka, publicējot informāciju Datu bāzē, tā nemaldinās trešās personas. Lietotājs reģistrē Sistēmā informāciju tikai par Klienta Debitoru maksājumiem, kuriem ir iestājies apmaksas termiņš un tie nav samaksāti.
3.2. Lietotāja tiesības ir reģistrēt, labot, dzēst Sistēmā pretenzijas par debitoru maksājumiem, kā arī citu ar tiem saistītu informāciju.
3.3. Pēc pretenzijas par maksājumu iereģistrēšanas, Sistēma uzģenerē atgādinājuma vēstuli un Lietotāja pienākums ir to nekavējoties nosūtīt Debitoram.
3.4. Lietotājs nekavējoties vai pēc iespējas ātrāk reģistrē Sistēmā datus, ja ir saņemts maksājums (daļēji vai pilnībā), par kuru Sistēmā ir reģistrēta pretenzija.
3.5. Lietotājam ir tiesības atsaukt pretenziju par maksājumu. Pretenzija par maksājumu, kas jau publicēta Datu bāzē, bet tiek atsaukta, tiks norādīta grupā atsauktās pretenzijas par maksājumiem.
3.6. Lietotāja pienākums ir korekti mainīt pretenzijas par maksājumu kategorijas, atbilstoši reālajai situācijai.
3.7. Klientam ir pienākums pēc Lursoft IT rakstveida pieprasījuma saņemšanas ne vēlāk kā 5 (piecu) darba dienu laikā, sniegt pamatojumu par Sistēmā ievadīto pretenziju par maksājumu, uzrādot darījuma apliecinājuma dokumentu/-us.
3.8. Ja Klients publicējis Sistēmā nepatiesu vai maldinošu informāciju par Debitora nenokārtotajām saistībām, Klients uzņemas pilnu atbildību par Debitoram nodarītajiem zaudējumiem. Ja Debitors vērsies pret Lursoft kā informācijas publicētāju par zaudējumu piedziņu, tad Lursoft IT ir tiesības vērsties pret Klientu un no tā regresa kārtībā piedzīt radītos zaudējumus un Klientam ir pienākums Lursoft šos zaudējumus segt.
3.9. Ja par maksājumu, par kuru Klients reģistrējis pretenziju, stājies spēkā tiesas nolēmums, ar kuru atzīts, ka pretenzija par maksājumu vai maksājums nav spēkā esošs un Klienta prasība pret Debitoru ir noraidīta, Klientam ir pienākums Sistēmā ievadīto pretenziju par maksājumu nekavējoties atsaukt.
3.10. Lursoft datu bāzē pakalpojumā "Pretenzijas par manas organizācijas kavētiem maksājumiem" Debitors jautājumu gadījumā var sazināties, nosūtīt ziņu pretenzijas par maksājumu ieraksta izveidotājam. Sistēmā, saņemot ziņu no Debitora, Lietotājam ir pienākums atbildēt.

4. LURSOFT TIESĪBAS UN PIENĀKUMI

4.1. Pienākums nodrošināt Sistēmas nepārtrauktu un korektu darbību.
4.2. Lursoft IT nodrošina Klienta konfidencialitāti, Portāla lietotājiem Datu bāzē kā datu avotu par Debitora maksājumiem norādot Lursoft IT, izņemot gadījumus, ja strīdu izskatīšanas gaitā Klients nav savlaicīgi sniedzis precīzu informāciju par maksājuma ierakstu par kuru Klients reģistrējis pretenziju Sistēmā un ierakstam Sistēmā un Datu bāzē tiek norādīta kategorija "Apšaubāms".
4.3. Lursoft IT nodrošina, ka Debitora pārstāvis - uzņēmuma amatpersona ar pārstāvības tiesībām, autorizējoties Portālā, pakalpojumā “Pretenzijas par manas organizācijas maksājumiem” ir tiesīga saņemt informāciju par pretenzijām par pārstāvētā uzņēmuma maksājumiem, kas ir reģistrēti Sistēmā un publicēti Datu bāzē, tai skaitā saņemt arī informāciju par Klientu, kurš pretenziju par maksājumu Sistēmā reģistrējis.

5. ATBILDĪBA

5.1. Strīdu izskatīšanas gaitā Lursoft IT ir tiesīgs pieprasīt Debitoram un Kreditoram sniegt rakstveida paskaidrojumus, tai skaitā pieprasīt uzrādīt darījumu apliecinošu dokumentu, kas pamato maksājuma, par ko SIstēmā reģistrēta pretenzija, esamību, kopijas. Pieprasītā informācija un dokumentu kopijas tiek izmantotas tikai ar mērķi, lai izvērtētu Sistēmā ievadītās informācijas pamatotību. Lursoft IT patur tiesības līdz situācijas noskaidrošanai pārtraukt pretenzijas par maksājuma publicēšanu.
5.2. Noteikumu neievērošanas gadījumā Lursoft IT ir tiesības nekavējoties pārtraukt ar Klientu vienošanos vai līgumu par Sistēmas izmantošanu.
5.3. Lursoft IT neatbild par zaudējumiem, kas radušies Debitoram, ja Klients neizpilda šajos noteikumos norādītos pienākumus.
5.4. Lursoft IT neuzņemas atbildību un negarantē Klientam Debitoru maksājumu, par kuriem reģistrētas pretenzijas, apmaksu, lietojot Sistēmu.
5.5. Lursoft IT neatbild par zaudējumiem, kas radušies Lietotājam, ja trešā persona pieslēdzas un/vai lieto Sistēmu, izmantojot Lietotājam pieejamos personīgos autentifikācijas līdzekļus.
5.6. Visi strīdi, kas saistībā ar šiem Noteikumiem rodas starp Lursoft IT un Klientu, tiek risināti savstarpējo pārrunu ceļā. Ja pārrunu ceļā strīdus atrisināt neizdodas, tie risināmi saskaņā ar Latvijas Republikas normatīvajiem aktiem.
5.7. Klients apņemas vienošanās vai līguma izbeigšanas gadījumā 5 (piecus) gadus no izbeigšanas termiņa iestāšanās pildīt šo Noteikumu 3.4.punktā atrunāto pienākumu. Šo nosacījumu Klients ir tiesīgs neievērot, ja, izbeidzot vienošanos vai līgumu, tas no Sistēmas dzēš vai atsauc pretenzijas par Debitoru maksājumiem, kuriem apmaksu uz izbeigšanas brīdi Klients nav saņēmis.

Šo noteikumu neievērošana, un/vai Sistēmas lietošanas tiesību iegūšana, izmantojot trešo personu pieejas paroles un/vai trešo personu vārdā, nesaskaņojot ar Lursoft IT, tiek uzskatīta par Sistēmas integritātes apzinātu bojājumu, kas atbilstoši Latvijas Republikas normatīvajiem aktiem, klasificējams kā kriminālpārkāpums. Šādas darbības ir pretrunā ES normām par personas datu aizsardzību.